Guide

Qualiopi pour un formateur indépendant : obligatoire ou non, référentiel 2026, audits et coût

Mis à jour le 3 novembre 2026

Qualiopi n'est obligatoire que si vos formations sont financées par un OPCO, le CPF, l'État, une région, France Travail, l'Agefiph ou une commission Transitions Pro. Si vos clients paient eux-mêmes, ou si vous intervenez en sous-traitance hors CPF, aucun texte ne vous l'impose. Depuis le 1er novembre 2026, le référentiel compte 33 indicateurs, avec un régime d'audit transitoire jusqu'au 31 décembre 2026 pour les organismes déjà engagés.

Qualiopi en bref

Qualiopi est le nom usuel de la certification qualité prévue par l'article L6316-1 du Code du travail. Elle vérifie que vous respectez un référentiel national. Ce référentiel repose sur 7 critères fixés par l'article R6316-1 : information du public, conception des prestations, adaptation aux publics, moyens, compétences des intervenants, inscription dans l'environnement professionnel, appréciations et réclamations. Chaque critère est décliné en indicateurs.

La certification est délivrée pour trois ans (article R6316-2) par un organisme certificateur accrédité (article L6316-2). Le ministère chargé de la formation professionnelle publie la liste de ces certificateurs (article R6316-3).

Elle porte sur une ou plusieurs catégories d'actions : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE), apprentissage. Si vous ne vendez que des actions de formation, c'est la seule catégorie à certifier.

Qualiopi vise les prestataires de l'article L6351-1, c'est-à-dire ceux qui déclarent leur activité. La déclaration d'activité (NDA) vient donc avant. Le certificateur collecte d'ailleurs votre numéro de déclaration et votre bilan pédagogique et financier avant l'audit initial.

Quand Qualiopi est obligatoire, et quand il ne l'est pas

L'obligation dépend de qui finance la formation, pas de votre statut. L'article L6316-1 la réserve aux prestataires financés par un OPCO (opérateur de compétences, qui finance la formation des salariés), une commission paritaire interprofessionnelle régionale (Transitions Pro), l'État, les régions, la Caisse des dépôts (qui gère le compte personnel de formation, CPF), France Travail ou l'Agefiph. Elle s'applique depuis le 1er janvier 2022.

Exemple : vous vendez surtout des journées à des PME qui demandent une prise en charge à leur OPCO. Sans Qualiopi, ces clients ne seront pas financés : la certification devient indispensable à votre activité. Si vos clients paient sur leur budget, ou si ce sont des particuliers, elle n'est pas obligatoire. Elle peut rester un argument commercial, ou une exigence de certains clients.

Formateur sous-traitant : deux règles différentes

Quand vous animez pour un organisme qui a signé avec le client, la règle change selon le financement.

Hors CPF. Le référentiel n'impose pas la certification au sous-traitant. Le guide de lecture Qualiopi (version 8 du 23 novembre 2023, publiée par France Compétences) le dit dans une note de l'indicateur 27 : « Cet indicateur n'impose pas aux sous-traitants l'obligation de certification Qualiopi : la responsabilité de la qualité appartient au donneur d'ordre ». Le guide cite comme preuves les contrats de sous-traitance et les « justificatifs présentés par les sous-traitants ».

Depuis le 1er novembre 2026, l'indicateur 27 ajoute que le donneur d'ordre assure la traçabilité de la conformité « dans les contrats de sous-traitance ». Concrètement, votre donneur d'ordre peut vous demander des clauses qualité et des preuves : CV, programmes, émargements, évaluations. Il peut aussi exiger la certification dans son contrat.

Le guide de lecture qui accompagne le référentiel 2026 n'a pas pu être consulté sur le site du ministère au 3 novembre 2026. La note sur les sous-traitants pourrait évoluer : vérifiez la version en vigueur auprès de votre donneur d'ordre ou d'un certificateur.

Sur le CPF. Le sous-traitant doit être déclaré et remplir les conditions de référencement, dont la certification Qualiopi (articles L6323-9-1 et L6323-9-2). Depuis le 1er avril 2024, une exception existe (article R6333-6-3) : le micro-entrepreneur dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le plafond du régime micro, soit 83 600 € pour les prestations de services en 2026, est dispensé de Qualiopi. Le contrat de sous-traitance doit être écrit, et le sous-traitant ne peut pas sous-traiter à son tour (article R6333-6-2).

Référentiel 2026 : le décret et l'arrêté

Deux textes récents encadrent la certification :

• le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août 2026, remplace le référentiel national. Il « entre en vigueur le 1er novembre 2026 » et porte le nombre d'indicateurs de 32 à 33. Les 7 critères ne changent pas ;
• l'arrêté du 28 octobre 2026, publié au Journal officiel du 1er novembre 2026, modifie les règles d'audit et d'accréditation des certificateurs.

Une incertitude demeure : le décret ne permet pas de dire avec certitude si l'indicateur 33 vise tous les organismes ou seulement certaines catégories, comme les CFA. Posez la question à votre certificateur avant l'audit. Certaines dispositions de l'arrêté sur l'accréditation ne s'appliquent qu'au 1er janvier 2027.

Le déroulé de la certification

Quelques règles de l'arrêté à connaître :

• Seuls le ou les dirigeants, et le cas échéant des salariés permanents mandatés, participent à l'audit. Un consultant extérieur ne peut donc pas y assister.
• L'échantillon d'actions examinées n'est pas communiqué avant la réunion d'ouverture.
• « L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité. »
• Pour un organisme de moins de 150 000 € de chiffre d'affaires qui ne propose que des actions de formation, le barème de l'arrêté prévoit un audit initial d'une journée, « valant 7 heures ».

Pendant votre première année d'activité, vous êtes un « nouvel entrant ». Pour certains indicateurs, l'auditeur vérifie à l'audit initial que le processus est formalisé, puis sa mise en œuvre réelle à l'audit de surveillance.

Une non-conformité est mineure quand l'attendu est respecté en partie, majeure quand il ne l'est pas du tout (guide de lecture V8). Les délais pour les lever sont fixés par l'arrêté d'audit : demandez-les à votre certificateur dès la signature.

Combien coûte Qualiopi ?

Aucun texte ne fixe le prix de la certification. L'arrêté fixe une durée minimale d'audit, pas un tarif : chaque certificateur fixe ses prix. Deux exemples relevés le 3 novembre 2026 sur les sites de certificateurs :

Ces montants ne comprennent pas votre temps de préparation. Aucun texte n'impose de passer par un consultant. Pour comparer, demandez à deux ou trois certificateurs un devis sur trois ans : audit initial, surveillance, renouvellement, frais techniques et déplacements.

En pratique : se préparer en 8 étapes

1. Vérifiez que vous en avez besoin. Si aucun de vos clients ne passe par un OPCO, le CPF ou un financeur public, rien ne vous oblige à vous certifier.
2. Mettez à jour vos bases administratives. Déclaration d'activité enregistrée, BPF déposé, conventions et contrats complets.
3. Rendez votre offre lisible. Pour chaque formation, une fiche publique avec prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes, modalités d'évaluation et accessibilité aux personnes handicapées (indicateur 1 dans le guide V8). Relisez-la pour qu'aucune mention ne puisse tromper le public.
4. Formalisez le parcours du stagiaire. Analyse du besoin, objectifs évaluables, positionnement à l'entrée, évaluation des acquis à la sortie (indicateurs 4, 5, 8 et 11 dans le guide V8).
5. Gardez les preuves de réalisation. Feuilles d'émargement signées et certificats de réalisation, classés par action. Le jour de l'audit, une preuve absente compte comme une non-conformité.
6. Mettez votre règlement intérieur à jour. Il est obligatoire pour tout organisme (article L6352-3). Si vous sollicitez les financeurs de l'article L6316-1, il doit inscrire depuis le 27 juin 2026 le traitement égal des stagiaires, leur liberté d'expression et de conscience et la neutralité des enseignements (article L6352-4). Notre générateur de règlement intérieur intègre ces points.
7. Organisez la veille, l'écoute et l'amélioration. Veille réglementaire, métiers et pédagogique ; contacts utiles pour les personnes handicapées ; recueil des appréciations et des réclamations ; évaluation des contenus par les apprenants, distincte du questionnaire de satisfaction (indicateur 33, dont le champ est à confirmer avec votre certificateur).
8. Choisissez votre certificateur et planifiez. Comparez les devis sur trois ans. Faites confirmer par écrit la version du référentiel appliquée. Un logiciel peut aider à centraliser les preuves : voir notre comparatif des logiciels pour organisme de formation.

Questions fréquentes

Ces informations sont générales. Elles ne remplacent pas l'avis d'un expert-comptable, d'un juriste ou de l'organisme compétent.