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Déclaration d'activité (NDA) du formateur : qui, quand, comment

Mis à jour le 3 novembre 2026

Vous devez déclarer votre activité de formateur dès que vous signez votre première convention ou votre premier contrat de formation professionnelle, y compris si vous travaillez en sous-traitance pour un autre organisme. La loi dit « dès la conclusion », le décret laisse au plus trois mois : déposez sans attendre, en ligne ou par courrier. Vous recevez un numéro de déclaration d'activité (NDA), valable tant que votre bilan annuel montre une activité de formation.

Qui doit déclarer son activité ?

La déclaration d'activité est un enregistrement auprès du préfet de région. Le dossier est traité par le service régional de contrôle de la formation professionnelle de la DREETS (direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités). Ce n'est ni un agrément, ni un label de qualité.

L'article L6351-1 du Code du travail vise « toute personne qui réalise des actions » de développement des compétences. L'article L6313-1 en donne la liste : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE) et apprentissage. Votre statut ne change rien. Micro-entrepreneur, société ou association : vous êtes concerné dès que vous vendez l'une de ces actions.

Une limite pratique : vous ne pouvez pas déclarer avant d'avoir un premier client. La copie de la première convention ou du premier contrat fait partie du dossier (article R6351-5). Service-Public rappelle qu'il faut en détenir au moins une, signée par les deux parties.

Quand déclarer : la loi et le décret divergent

Les deux textes ont le même point de départ : la signature de la première convention (avec une entreprise) ou du premier contrat (avec un particulier). Ils ne fixent pas le même délai.

Notre conseil : déposez le dossier dans les jours qui suivent la signature. Exemple : vous signez votre première convention le 15 janvier 2027. Le décret vous laisse jusqu'au 15 avril 2027. Après cette date, la convention a plus de trois mois et la DREETS PACA, au moins, ne l'accepte plus comme pièce. Votre DREETS peut vous confirmer sa pratique.

Où et comment déposer la déclaration

Vous vous déclarez auprès de la DREETS de la région de votre principal établissement, de votre direction effective ou de votre siège (article R6351-2). Il vous faut d'abord un numéro SIREN : votre entreprise doit être immatriculée au Registre national des entreprises, via le guichet des formalités des entreprises.

Deux voies existent :

• En ligne, sur « Mon Activité Formation » (MAF). C'est le téléservice prévu par l'article R6351-13. Il sert aussi, ensuite, à déposer le bilan annuel et à mettre à jour vos informations. La DREETS PACA décrit la première connexion : un compte créé avec votre SIRET et une adresse électronique valide, puis activé par le courriel reçu. La DREETS Bretagne nomme ce compte d'identification « EFP Connect » : ce n'est pas une autre plateforme, c'est la porte d'entrée de MAF.
• Par courrier. Vous remplissez le formulaire Cerfa n° 10782*06 et vous l'envoyez, avec les pièces, au service régional de contrôle de votre DREETS. Service-Public présente cette voie comme possible, et la DREETS PACA l'acceptait encore en juin 2026.

Le texte ne rend pas la voie en ligne obligatoire : l'article R6351-1 dit que la déclaration « peut être adressée, par voie dématérialisée ». La DREETS PACA présente toutefois la télédéclaration comme la voie normale.

Les pièces à fournir

L'article R6351-5 du Code du travail fixe la liste. Le micro-entrepreneur dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le plafond du régime micro (83 600 € pour les prestations de services en 2026) a un dossier allégé.

L'administration peut aussi réclamer des justificatifs sur votre première prestation, son public ou les titres de vos intervenants. Selon l'article R6351-5, elle le fait dans les 10 jours ouvrés suivant la réception du dossier, et vous avez 12 jours ouvrés pour répondre. La page de la DREETS PACA indique 10 et 15 jours : pour ne prendre aucun risque, répondez dans les 12 jours ouvrés.

Enregistrement, refus et utilisation du numéro

Le préfet de région délivre un récépissé avec votre numéro d'enregistrement dans les deux mois qui suivent la réception du dossier complet (article R6351-6). En attendant le récépissé, vous êtes « réputé déclaré ».

L'enregistrement peut être refusé par une décision motivée, qui indique les voies de recours (article L6351-3, dans sa version du 27 juin 2026). Les cas qui peuvent concerner un formateur indépendant :

• les prestations de la première convention ne font pas partie des actions de l'article L6313-1 ;
• les règles sur la réalisation des actions ne sont pas respectées, par exemple une convention sans ses mentions obligatoires ;
• une pièce justificative manque ;
• le dirigeant a subi une annulation d'enregistrement dans les quatre années précédentes, ou une décision de rejet de dépenses non réglée dans les cinq années précédentes.

Une fois enregistré, vous reportez le numéro sur vos conventions, sauf la première. Sans convention, il figure sur vos devis, bons de commande, factures ou contrats de formation. La forme est fixée par l'article R6351-6 : « déclaration d'activité enregistrée sous le numéro [votre numéro] auprès du préfet de région de [votre région] ». Notre générateur de convention de formation insère cette formule et prévoit le cas de la première convention.

Dans votre publicité, une seule formule est admise (article L6352-12) : « Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'Etat. » Votre organisme figure aussi sur la liste publique des organismes déclarés et à jour de leur bilan annuel (article L6351-7-1).

Le numéro ouvre deux autres démarches, distinctes. D'abord, l'attestation d'exonération de TVA, à demander à la DREETS : voir notre guide TVA et formation. Ensuite, si vos clients sont financés par un OPCO (opérateur de compétences, qui finance la formation des salariés) ou par le CPF, la certification Qualiopi. Le numéro seul ne suffit pas pour ces financements.

Garder son numéro : bilan annuel, changements, cessation

Chaque année, vous transmettez un bilan pédagogique et financier (BPF) sur votre dernier exercice comptable clos. La déclaration devient caduque si ce bilan « ne fait apparaître aucune activité de formation » ou s'il n'a pas été adressé (article L6351-6). L'article ne fixe aucune durée. La DREETS PACA parle d'une année sans activité, et une ancienne formulation du BOFiP de deux années consécutives : fiez-vous au texte. Le détail est dans notre guide du bilan pédagogique et financier.

Un numéro caduc a des effets concrets. Selon la DREETS Occitanie, vous ne pouvez plus organiser d'actions de formation et devez déposer une nouvelle déclaration pour reprendre. Selon la DREETS Centre-Val de Loire, vous perdez aussi l'exonération de TVA.

Les changements se déclarent dans les 30 jours par une déclaration rectificative (article R6351-8) : adresse, dénomination, statut, dirigeant. Service-Public indique qu'ils se font sur MAF. La DREETS PACA accepte aussi un courriel ou un courrier, avec un justificatif INSEE. Avant de déménager dans un autre département, appelez votre DREETS : la DREETS Centre-Val de Loire cite le changement de département parmi les causes de perte du numéro.

Si vous arrêtez la formation, déclarez la cessation d'activité dans les 30 jours (même article).

Ce que vous risquez sans déclaration

Depuis le 27 juin 2026, les manquements des organismes de formation sont punis de sanctions administratives, et non plus pénales (loi n° 2026-534 du 25 juin 2026). L'absence de déclaration, de déclaration rectificative ou de déclaration de cessation est visée par l'article L6356-1. L'administration peut adresser un avertissement ou prononcer une amende :

• 4 000 € au maximum par manquement (article L6356-2) ;
• montant doublé en cas de nouveau manquement de même nature dans les deux ans suivant une amende ;
• montant majoré de 50 % en cas de nouveau manquement dans l'année qui suit un avertissement.

Sans numéro, vous ne pouvez pas non plus obtenir l'attestation d'exonération de TVA : la déclaration en est la première condition.

En pratique : votre déclaration en 7 étapes

1. Immatriculez votre activité. Sans numéro SIREN, pas de déclaration. Notre guide pour devenir formateur indépendant aide à choisir le statut.
2. Signez votre première convention ou votre premier contrat. Avec une entreprise, c'est une convention. Avec un particulier qui paie lui-même, c'est un contrat aux mentions obligatoires. En sous-traitance, c'est le contrat signé avec l'organisme donneur d'ordre. Voir convention ou contrat de formation.
3. Rassemblez les pièces. Justificatif SIREN, bulletin n° 3 de moins d'un mois (exigence de la DREETS PACA, article R6351-7), pièce d'identité. Selon votre cas : la convention et la liste des intervenants, ou la présentation succincte du micro-entrepreneur.
4. Préparez votre accès. Créez votre compte EFP Connect pour entrer dans Mon Activité Formation, ou téléchargez le Cerfa n° 10782*06 si vous passez par courrier.
5. Déposez le dossier. Le plus tôt possible, et au plus tard trois mois après la signature.
6. Surveillez votre messagerie. Répondez sous 12 jours ouvrés à toute demande de pièce.
7. Utilisez et entretenez votre numéro. Ajoutez-le à vos conventions, devis et factures. Établissez votre règlement intérieur dans les trois mois du début d'activité (article R6352-2), par exemple avec notre générateur de règlement intérieur. Notez dans votre agenda la campagne du bilan annuel, au printemps.

Questions fréquentes

Ces informations sont générales. Elles ne remplacent pas l'avis d'un expert-comptable, d'un juriste ou de l'organisme compétent.